Viết thư phàn nàn (Complaint letters) trong VSTEP Writing Task 1 đòi hỏi bạn phải trình bày ý kiến một cách rõ ràng, logic và lịch sự. Trong bài viết này, VSTEP EASY sẽ hướng dẫn chi tiết cách viết một bức thư phàn nàn hiệu quả, bao gồm cách cấu trúc, lựa chọn ngôn từ phù hợp và những mẹo hữu ích để gây ấn tượng với giám khảo. Đây sẽ là tài liệu hữu ích giúp bạn nâng cao kỹ năng viết và chuẩn bị tốt hơn cho kỳ thi VSTEP.

Tổng quan dạng thư phàn nàn trong Writing VSTEP Task 1

Dạng thư phàn nàn (complaint letter) là một trong những loại thư được yêu cầu khá phổ biến trong phần thi VSTEP Writing Task 1. Đây là dạng thư mà thí sinh cần phải phản ánh hoặc bày tỏ sự không hài lòng về một vấn đề cụ thể với người nhận, thường là một cá nhân hoặc tổ chức có trách nhiệm giải quyết tình huống đó. Loại thư này không chỉ xuất hiện trong bài thi mà còn là kỹ năng hữu ích trong cuộc sống hàng ngày, khi chúng ta cần thể hiện quan điểm về những vấn đề như dịch vụ kém, tình trạng không như ý, hoặc các sự cố ảnh hưởng đến quyền lợi của mình.

Khi thực hiện dạng bài này, đề bài sẽ cung cấp các thông tin cơ bản như tên, chức vụ hoặc nghề nghiệp của người nhận thư, đồng thời mô tả vấn đề mà thí sinh cần đề cập. 

Ví dụ đề bài Complaint letter

Tạm dịch: 

Bạn nên dành khoảng 20 phút cho bài tập này.

Gần đây, hàng xóm của bạn đã tiến hành sửa chữa ngôi nhà của mình. Anh ấy đã làm việc trên bức tường ngay cạnh phòng ngủ của bạn trong nhiều ngày, và những tiếng ồn lớn từ máy khoan và búa đã làm phiền bạn và các bạn cùng phòng.

Viết một lá thư khiếu nại nêu rõ vấn đề này cho chủ nhà của bạn.

Bạn nên viết ít nhất 120 từ. Bạn không cần phải bao gồm tên hoặc địa chỉ của mình. Phản hồi của bạn sẽ được đánh giá dựa trên việc hoàn thành nhiệm vụ, tổ chức, từ vựng và ngữ pháp.

Cách viết dạng thư phàn nàn trong Writing VSTEP Task 1

Bố cục của thư phàn nàn

Viết một bức thư phàn nàn trong phần thi Writing VSTEP Task 1 đòi hỏi sự cẩn thận trong việc lựa chọn ngôn từ và cấu trúc. Bạn cần đảm bảo bức thư của mình không chỉ trình bày vấn đề một cách rõ ràng mà còn phải giữ được giọng điệu lịch sự, chuyên nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về bố cục và cách viết dạng Complaint letter trong VSTEP Writing Task 1.

Bố cục của thư phàn nàn

Salutation (Lời chào/Lời mở đầu)

Phần này luôn được sử dụng ở đầu mỗi lá thư và thể hiện sự lịch sự, trang trọng đối với người nhận. Đây là phần cần có để tạo ấn tượng ban đầu tích cực cho người đọc.

Salutation (Lời chào/Lời mở đầu)

• Nếu bạn biết tên hoặc chức danh của người nhận: Bắt đầu thư bằng “Dear [Recipient’s Name/Title],”. Ví dụ: "Dear Mr. Johnson," hoặc "Dear Dr. Lee,". Điều này thể hiện bạn biết rõ người nhận và thư được cá nhân hóa.

• Nếu không biết tên người nhận: Sử dụng “Dear Sir/Madam,” trong trường hợp người nhận không được xác định rõ, thường áp dụng cho các tổ chức, doanh nghiệp hoặc dịch vụ. Đây là cách viết trang trọng và phổ biến trong các thư phàn nàn.

• Dấu phẩy: Kết thúc lời chào luôn là dấu phẩy (,). Ví dụ: "Dear Sir/Madam,"

Introduction (Giới thiệu)

Phần mở đầu thư là nơi bạn cần nêu rõ lý do viết thư và cung cấp thông tin cơ bản liên quan đến vấn đề bạn đang khiếu nại. Đoạn này nên ngắn gọn, nhưng phải truyền tải đủ thông tin để người nhận hiểu được ngữ cảnh của thư.

Introduction (Giới thiệu)

• Nêu rõ mục đích viết thư: Mục đích của bức thư nên được đề cập ngay từ câu đầu tiên. Hãy sử dụng các cụm từ như: "I am writing to complain about..." hoặc "I am writing to express my dissatisfaction with...". Điều này sẽ giúp người đọc hiểu ngay lý do bạn viết thư.

• Ví dụ: "I am writing to complain about the poor internet service that I have been experiencing for the past month."

• Đề cập đến các chi tiết liên quan: Nếu có số tham chiếu, các thư từ trước đó hoặc các sự kiện dẫn đến việc bạn viết thư, hãy nêu ngắn gọn. Điều này giúp người nhận dễ dàng tra cứu và giải quyết vấn đề.

• Ví dụ: "This issue has been occurring since September 1st, under service reference number 789456."

Body (Thân bài)

Phần thân bài sẽ chiếm phần lớn nội dung của thư, với các đoạn văn trình bày chi tiết về vấn đề, ảnh hưởng của nó, và giải pháp bạn mong muốn. Cấu trúc thân bài gồm 3 đoạn chính, và có thể thêm một đoạn tùy chọn.

Body (Thân bài)

• Đoạn 1: Mô tả chi tiết vấn đề

• Cung cấp đầy đủ chi tiết về sự cố hoặc vấn đề bạn đang gặp phải, bao gồm thời gian, địa điểm, và các sự kiện liên quan. Đảm bảo rằng thông tin cung cấp rõ ràng, chính xác để người nhận dễ hiểu và dễ xử lý.

• Ví dụ: "For the past three weeks, the internet connection in my apartment has been unreliable, with frequent outages occurring almost every day. The issue began on August 15th, and despite multiple attempts to resolve it with customer service, it remains unresolved."

• Đoạn 2: Giải thích ảnh hưởng của vấn đề

• Mô tả cách vấn đề đã ảnh hưởng đến bạn và những người khác như thế nào. Việc này giúp người nhận thấy rõ mức độ nghiêm trọng của vấn đề và cảm thấy có trách nhiệm hơn trong việc giải quyết.

• Ví dụ: "These outages have severely disrupted my ability to work from home and attend online meetings. Additionally, my children have been unable to participate in their online classes, causing significant stress for our household."

• Đoạn 3: Nêu rõ mong muốn hoặc giải pháp

• Đề xuất giải pháp mà bạn mong muốn hoặc yêu cầu một hành động cụ thể từ người nhận để khắc phục vấn đề. Hãy rõ ràng và thực tế về những gì bạn mong đợi và đưa ra thời hạn hợp lý để người nhận có thể hành động.

• Ví dụ: "I kindly request that the issue be resolved immediately. If it cannot be fixed within the next 48 hours, I expect compensation for the disruption and a temporary alternative to ensure uninterrupted service."

• Đoạn 4 (Tùy chọn): Đề cập đến các nỗ lực trước đó

• Nếu bạn đã có các bước nỗ lực trước đây để giải quyết vấn đề, hãy nêu rõ chúng. Điều này giúp người nhận hiểu rằng bạn đã cố gắng tự giải quyết nhưng không thành công, do đó bức thư này cần được xem xét nghiêm túc hơn.

• Ví dụ: "I have contacted your support team on three occasions, the first being on August 16th, but no effective solution has been provided."

Complimentary close (Kết thư)

Phần kết thư nên ngắn gọn nhưng thể hiện được sự chuyên nghiệp và lịch sự. Đây là cơ hội để tóm tắt lại yêu cầu và bày tỏ mong muốn có một giải pháp nhanh chóng từ người nhận.

Complimentary close (Kết thư)

• Tóm tắt khiếu nại và mong đợi: Nhắc lại ngắn gọn vấn đề và giải pháp bạn mong muốn. Điều này giúp người đọc nhớ lại yêu cầu chính của bạn một cách rõ ràng và tránh hiểu lầm.

• Ví dụ: "In conclusion, I would appreciate your prompt attention to this matter and expect a resolution within 48 hours."

• Bày tỏ hy vọng về giải pháp nhanh chóng: Cảm ơn người nhận trước về sự quan tâm và thể hiện sự mong đợi về một giải pháp kịp thời. Điều này giúp duy trì sự lịch sự và nhấn mạnh tầm quan trọng của vấn đề.

• Ví dụ: "Thank you for your attention to this urgent matter. I look forward to a swift resolution."

• Lời kết thúc trang trọng: Dùng lời kết thúc lịch sự và phù hợp với giọng điệu trang trọng của bức thư, chẳng hạn như “Yours sincerely,” (nếu bạn biết tên người nhận) hoặc “Yours faithfully,” (nếu bạn không biết tên người nhận). Lưu ý luôn sử dụng dấu phẩy sau lời kết thúc.

• Ví dụ: "Yours sincerely," hoặc "Yours faithfully,"

Cấu trúc câu thường dùng trong thư phàn nàn

Trong bài thi Writing VSTEP Task 1, sử dụng cấu trúc câu phức tạp và đa dạng là một trong những yếu tố quan trọng để đạt điểm cao. Điều này không chỉ giúp bức thư của bạn trở nên tự nhiên hơn mà còn thể hiện khả năng sử dụng tiếng Anh linh hoạt và chính xác. Dưới đây là những cấu trúc câu phổ biến giúp nâng cao chất lượng bài viết của bạn khi viết thư phàn nàn.

Câu ghép (Compound Sentences)

Câu ghép kết nối hai mệnh đề độc lập bằng cách sử dụng các liên từ như for, and, nor, but, or, yet, so. Điều này giúp mở rộng câu và tạo ra sự kết nối giữa các ý tưởng một cách mạch lạc.

Câu ghép (Compound Sentences)

• Cấu trúc: [Mệnh đề độc lập] + liên từ kết hợp + [Mệnh đề độc lập].

• Ví dụ: "I have been waiting for your response for over a week, but I have yet to receive any update."

Câu ghép không chỉ giúp làm phong phú thêm văn phong của bạn mà còn tạo điều kiện để liên kết các ý tưởng một cách logic và rõ ràng.

Câu phức (Complex Sentences)

Câu phức sử dụng các liên từ phụ thuộc như because, although, since, when, if, after để nối mệnh đề độc lập và mệnh đề phụ thuộc. Đây là cách tuyệt vời để cung cấp thêm chi tiết và giải thích trong thư của bạn.

Câu phức (Complex Sentences)

• Cấu trúc: [Liên từ phụ thuộc] + [Mệnh đề phụ thuộc] + [Mệnh đề độc lập].

• Ví dụ: "Although I have been a loyal customer for several years, this recent experience has been disappointing."

Câu phức mang lại sự phong phú về nội dung và giúp bạn giải thích chi tiết hơn về vấn đề.

Câu bị động (Passive Voice)

Câu bị động thường được sử dụng trong thư phàn nàn để nhấn mạnh vào hành động thay vì người thực hiện. Điều này làm tăng tính trang trọng và lịch sự của bức thư.

Câu bị động (Passive Voice)

• Cấu trúc: [Đối tượng bị ảnh hưởng] + was/were + [động từ quá khứ phân từ] + [bởi + người thực hiện (nếu cần)].

• Ví dụ: "The service was terminated without any prior notice."

Sử dụng thể bị động sẽ giúp bạn trình bày vấn đề một cách khách quan và giữ được sự chuyên nghiệp.

Câu điều kiện (Conditional Sentences)

Câu điều kiện rất hữu ích khi bạn muốn đề cập đến hậu quả hoặc các giải pháp cho vấn đề nếu không được giải quyết kịp thời. Cấu trúc này tạo ra tính khả thi và sự hợp lý trong yêu cầu của bạn.

Câu điều kiện (Conditional Sentences)

• Cấu trúc: If + [Mệnh đề điều kiện] + [Mệnh đề chính].

• Ví dụ: "If the situation is not resolved within three days, I will have no choice but to escalate the matter."

Câu điều kiện giúp bạn đặt ra giới hạn và thể hiện rằng bạn mong đợi sự hành động kịp thời từ người nhận.

Phương thức thể hiện sự lịch sự và khả năng (Polite Modality)

Để bày tỏ yêu cầu một cách lịch sự và không gây áp lực quá lớn, bạn nên sử dụng các động từ khiếm khuyết như could, would, should, might. Đây là cách để thể hiện mong muốn một cách nhẹ nhàng mà vẫn đảm bảo sự rõ ràng.

• Cấu trúc: [Động từ khiếm khuyết] + [Động từ nguyên mẫu] + [Phần còn lại của câu].

• Ví dụ: "I would appreciate it if you could look into this matter as soon as possible."

Sử dụng phương thức lịch sự sẽ giúp bạn giữ được giọng điệu trang trọng và không tạo ra sự căng thẳng trong bức thư.

Mệnh đề quan hệ (Relative Clauses)

Mệnh đề quan hệ là một công cụ tuyệt vời để bổ sung thông tin mà không cần bắt đầu câu mới. Điều này giúp bạn duy trì dòng chảy liên tục trong văn bản và cung cấp thêm chi tiết cho người đọc.

• Cấu trúc: [Danh từ chính] + who/which/that + [Mệnh đề quan hệ].

• Ví dụ: "The product, which I ordered last month, arrived in a damaged condition."

Mệnh đề quan hệ giúp bài viết của bạn trở nên mạch lạc hơn và cung cấp thông tin chi tiết mà không làm gián đoạn dòng suy nghĩ.

Đảo ngữ (Inversion)

Đảo ngữ là một cách diễn đạt nâng cao, giúp nhấn mạnh một điểm cụ thể trong bức thư. Sử dụng đảo ngữ có thể tạo ra hiệu ứng nhấn mạnh và tăng tính thuyết phục cho lời phàn nàn.

• Cấu trúc: [Đảo ngữ] + [Phần còn lại của câu].

• Ví dụ: "Not only did the service fail to meet expectations, but it also caused significant inconvenience."

Cấu trúc này giúp người viết làm nổi bật các vấn đề chính trong bức thư, làm tăng tính trọng tâm của thông điệp.

Bài mẫu dạng thư phàn nàn trong Writing VSTEP Task 1

Bài mẫu VSTEP Writing Task 1 dạng Complaint letters

Lưu ý khi viết dạng thư phàn nàn

Khi viết thư phàn nàn trong VSTEP Writing Task 1, việc thể hiện sự lịch sự, chính xác và rõ ràng trong ngôn ngữ là vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số lưu ý cần thiết để bài viết của bạn đạt kết quả tốt:

Lưu ý khi viết dạng thư phàn nàn

1. Sự rõ ràng và ngắn gọn

Khi viết thư phàn nàn, điều quan trọng là thí sinh phải thể hiện rõ vấn đề cần giải quyết. Tránh những mô tả mơ hồ hoặc dài dòng không cần thiết, vì điều này có thể làm mất tập trung khỏi vấn đề chính. Hãy giữ bức thư ngắn gọn, tập trung vào sự kiện chính và các chi tiết liên quan để giúp người đọc hiểu rõ yêu cầu của bạn.

2. Giọng điệu trang trọng và lịch sự

Duy trì giọng điệu trang trọng và tôn trọng là yếu tố quan trọng khi viết thư phàn nàn. Ngay cả khi bạn cảm thấy thất vọng hoặc bực bội, ngôn từ không nên mang tính thô lỗ, tức giận hay mỉa mai. Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, tránh các từ ngữ không phù hợp như tiếng lóng hay từ ngữ đời thường.

3. Tổ chức các ý mạch lạc

Thí sinh cần tổ chức các ý theo một cấu trúc rõ ràng, bao gồm phần mở đầu, thân bài và kết luận. Mỗi đoạn cần có một mục đích riêng và nên được sắp xếp theo logic. Điều này giúp người đọc dễ dàng theo dõi và hiểu rõ vấn đề mà bạn đề cập.

4. Chỉnh sửa lỗi

Trước khi nộp bài, hãy luôn dành thời gian để kiểm tra lại bài viết để phát hiện và sửa lỗi ngữ pháp, chính tả, và dấu câu. Những lỗi này không chỉ ảnh hưởng đến điểm số của thí sinh mà còn làm giảm tính chuyên nghiệp và thuyết phục của lá thư.

5. Luyện tập thường xuyên

Việc luyện tập viết các bức thư phàn nàn trước kỳ thi sẽ giúp thí sinh quen thuộc với dạng bài và yêu cầu của nó. Bằng cách thực hành viết về các chủ đề khác nhau, thí sinh sẽ nắm vững kỹ thuật viết thư và tự tin hơn khi đối diện với các đề bài trong kỳ thi.

Xem thêm bài viết: Cách viết dạng thư xin việc (Application letters) trong Writing VSTEP Task 1 chi tiết

Cải thiện Writing nhanh chóng cùng VSTEP EASY

Bạn đang loay hoay với kỹ năng Writing trong kỳ thi VSTEP? Không biết phải bắt đầu từ đâu và làm thế nào để tăng điểm nhanh chóng? Đừng lo, VSTEP EASY sẽ giúp bạn chinh phục kỹ năng này một cách dễ dàng!

Cải thiện Writing nhanh chóng cùng VSTEP EASY

VSTEP EASY tự hào mang đến một lộ trình học tập chi tiết và khoa học. Bạn sẽ được từng bước làm quen với cấu trúc đề thi, hiểu rõ các tiêu chí chấm điểm, và nắm vững cách thức xử lý từng phần thi. Nhờ vậy, bạn không chỉ làm tốt bài Writing mà còn có thể cải thiện điểm số ở cả 4 kỹ năng khác.

Điểm nổi bật của chương trình học tại VSTEP EASY chính là bộ cấu trúc Writing độc quyền. Cấu trúc viết thư dạng Sandwich và cấu trúc viết luận 15 câu là chìa khóa giúp bạn tự tin ứng phó với mọi dạng đề thi Writing. Không còn lo lắng về việc thiếu ý tưởng, hai công cụ này sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp, phát triển bài viết mạch lạc, chặt chẽ và ghi điểm tối đa.

Đặc biệt, VSTEP EASY cung cấp tới 30 bộ đề thi độc quyền, được biên soạn kỹ lưỡng theo sát đề thi thực tế. Bạn sẽ có cơ hội thực hành không giới hạn, từ đó cải thiện kỹ năng một cách toàn diện. Thêm vào đó, phương pháp chấm chữa Writing 1: 1 qua video là yếu tố quan trọng giúp học viên tiến bộ vượt bậc. Mỗi học viên đều được nhận xét chi tiết, không chỉ sửa lỗi mà còn tư vấn phát triển ý tưởng, cá nhân hóa bài viết theo cách riêng của bạn.

Hãy nhớ, Writing không chỉ là một kỹ năng, mà còn là "chìa khóa vàng" giúp bạn tăng điểm nhanh chóng trong kỳ thi VSTEP.

Trên đây là bài viết “Cách viết dạng thư phàn nàn (Complaint letters) trong Writing VSTEP Task 1 chi tiết”. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm vững những yếu tố quan trọng để viết một bức thư phàn nàn hiệu quả, từ cấu trúc, cách sử dụng ngôn ngữ đến việc tổ chức các ý một cách hợp lý. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng những hướng dẫn này sẽ giúp bạn tự tin hơn trong kỳ thi VSTEP, cũng như nâng cao khả năng viết thư phàn nàn một cách chuyên nghiệp và ấn tượng. Chúc bạn thành công trong việc luyện tập và đạt được kết quả tốt nhất trong bài thi của mình!

Đừng bỏ lỡ cơ hội! Đăng ký khóa học VSTEP EASY ngay hôm nay để cùng VSTEP EASY nâng cao kỹ năng Writing và chinh phục kỳ thi với kết quả cao nhất!

Lộ trình cấp tốc B1 - B2 VSTEP trong 40h (5-9 tuần) tại VSTEP EASY

Thông tin liên hệ VSTEP EASY:

• Hotline: 0867388625 (Ms. Ngọc)

• Fanpage: VSTEP EASY - 6 Tuần Chinh Phục B1 B2 VSTEP

• Fanpage: VSTEP dễ hiểu cùng Jess

• Group: Luyện thi B1 B2 VSTEP không hề khó cùng Ms. Jess và VSTEP EASY

• Youtube: VSTEP EASY - 6 Tuần Chinh Phục Chứng Chỉ B1 B2 VSTEP

• Youtube: VSTEP dễ hiểu cùng Jess  

• TikTok: VSTEP dễ hiểu cùng Jess